Современная геополитическая обстановка требует от России нового подхода к организации гражданской авиации. Отечественные авиатранспортные комплексы обязаны работать в соответствии с мировыми отраслевыми стандартами. Такой подход не только поможет обеспечить привлечение новых грузовых потоков и пассажиров, увеличив бюджетные поступления, но и даст возможность нашей стране оказаться на лидирующих позициях в отрасли транспорта.

Юридически значимый документооборот

Однако вместе с переоснащением технических возможностей авиационной отрасли, начинается активное внедрение информационных технологий в документационном обеспечении управления (ДОУ). Речь идет о введении современного юридически значимого электронного документооборота. Новая форма работы с документами позволяет сократить бумажную волокиту, а значит и повышает эффективность работы всей гражданской авиации. Ведь создание, обработка и передача документации, по законам транспортного права, составляют основу документооборота предприятий и их партнеров.

Среди прочих достоинств электронного документооборота важно отметить повышение скорости обработки документопотоков. Внедрение систем ЭД позволяет выполнять типовые операции за считанные минуты. От обычного обмена документами его отличает то, что каждый документ имеет обязательный файл-сопровождение – электронную подпись, принадлежащую конкретному человеку, что позволяет исключить несанкционированное внесение изменений в содержание.

При этом подлинность электронной подписи доказывать не придется. Она уже была подтверждена однажды при ее выдаче специализированным Удостоверяющим центром.

Виды юридически значимых документов

В соответствии с гражданскими и транспортными законодательными актами, юридически значимыми могут быть:

• накладные;
• счета-фактуры;
• акты;
• договорные формы;
• документы, предусмотренные соглашениями между компаниями.

Конечно, сегодня переход на юридически значимую документацию в авиационной отрасли выполнен не до конца. Однако большинство современных предприятий, занимающихся перевозками, уже сделали несколько серьезных шагов по ее внедрению.

Как и во многих других информационных технологиях, здесь не обойтись без специалиста – адвоката по транспортному праву. Он поможет избежать возможных ошибок при составлении внутренней, внешней документации компании, приобретении и использовании электронной цифровой подписи. В этом вопросе нам помог разобраться руководитель компании «Комиссаров и Партнеры» адвокат Андрей Комиссаров.

К слову, налоговая система нашей страны также перешла на электронный документооборот. При необходимости всю юридически значимую документацию теперь можно предоставлять в электронном виде. Оригиналы должны предоставляться вместе с файлом подписи, копии – в отсканированном виде. Услуги адвоката при подаче налоговой отчетности здесь также могут пригодиться.

Механизм документооборота

На рынке функционирует множество фирм, занимающихся созданием и доставкой такой документации. С помощью специальной программы, установленной на компьютеры пользователей, они обслуживают весь документооборот. При необходимости на своем рабочем месте сотрудник авиакомпании может загрузить необходимый счет или акт, подписать его, отправить контрагенту и получить обратно.

Умная программа выдаст аналог почтового уведомления об отправке документа, который имеет электронную подпись. На подписываемых счетах, актах, заявлениях ставится штамп времени. По словам адвокатов, такая процедура позволит определить подлинность электронной документации, даже если срок действия подписи истечет. На начальном периоде использования электронной подписи, обратитесь за консультацией к адвокату.