Материалы, предоставленные фирмой-организатором, содержат полную информацию о мероприятиях, предполагаемых к проведению, о конкурсах, круглых столах, мастер – классах. Необходимо проанализировать предлагаемые условия предоставления площадей, размещения стендов. Выбрать заинтересовавшие позиции, зарезервировать место под размещение стенда и гостиницу. Предположительно хотелось бы оценить с наибольшей долей вероятности количество посетителей стенда. От этого и площадь зависит, и коллектив обслуживающего стенд персонала. По сложившимся параметрам стенд должен быть разделён на 2 зоны:
* непосредственно экспозиция (примерно треть площади),
* зона для перемещения персонала (остальное место).
На одного сотрудника следует отвести примерно 7,5 м. кв. всей площади.
Важно тщательно спланировать работу стенда выставки. Заготовить сценарии презентаций для своих старых клиентов, которые смогут ещё более скрепить отношения, создать атмосферу полного доверия и дружественности. Важным моментом является выбор места. Но не всегда возможно заказать небольшой островок на самом людном первом этаже. И всё же, с течением времени, принимая участие в выставках, заслужив доверие организаторов, можно попасть в категорию надёжных постоянных партнёров организаторов и получить немалую выгоду от работы на форуме.
Расчет стоимости экспозиции
Необходимые составляющие:
* стоимость оборудования,
* цена аренды,
* страховка,
* перевозка и оплата труда работников стенда.
Статистика показывает, что стоимость стенда на зарубежной выставке может колебаться в пределах от 300 до 500 долларов США за кв. м. . Всё зависит от раскрутки выставки, собственных ресурсов, целей, размаха строительства стенда. Так как место проведения далеко от дома, то успешнее пойдут в ход крупноузловые модули, они экономичнее в использовании. Смета должна быть скурпулёзно рассчитана. Стремление не выходить за её пределы убережёт от траты излишних средств. Хотя непредвиденные расходы всегда присутствуют и закладывают их, как правило, в размере 10 % от общей суммы.
Как организовать место на выставке
Наиболее эффектно смотрятся объёмные модели, имитирующие действие. Вся бумажная раздаточная продукция остаётся актуальной. Но среди равных привлечь внимание нового клиента можно, выделяясь визуально. Масштаб для всех моделей желателен один. Кроме того, при возможности, должны присутствовать и оригинальные модели изделий.
Целесообразно использовать видеозаписи, анимацию, виртуальную реальность – все присущие времени новшества, способные поднять уровень экспозиции по максимуму и принести экономическую выгоду экспоненту. Экспозиция должна отражать
индивидуальность, хотя и не выходить за рамки разумного, не диссонировать с общим стилем выставки.
Далее следует рассмотреть тонкости строительства стенда, выбрать дизайнера, исполнителя. За реализацией стенда следуют вопросы по артефактам, планированию участия в мероприятиях форума.
