ОРИЕНТИРЫ ДЛЯ ПРАВИЛЬНОЙ TRAVEL-ПОЛИТИКИ

Конец года – время составления бюджетов на следующий год, анализа расходов, в том числе на командировки, корпоративные мероприятия. О том, как можно оптимизировать расходы при сохранении качества бизнес-поездок, а также о последних трендах в проведении корпоративных мероприятий газете "БИЗНЕС Online" рассказала директор Nicko Travel Group Казань Юлия Чудинова.

КАЗАНЬ И ТРЕНДЫ

- Недавно завершился I Казанский международный туристский форум "Ориентиры будущего". Юлия, как Вы оцениваете это мероприятие?

- На мой взгляд, форум прошел очень успешно, был подобран замечательный состав докладчиков, затронуты многие очень актуальные темы. Информация о том, что происходит в городе и республике вызвала неприкрытое восхищение у гостей из других регионов России. Мне нравится жить в городе, который бурно развивается. Испытываешь определенный драйв. Ведь такая среда позитивно отражается на любой компании, каким бы бизнесом она ни занималась. А для нас - сотрудников туристической индустрии - это вдвойне приятно, мы чувствуем, что мы не одни развиваем наш бизнес, а идем в ногу с рынком, с городом.

- Каковы наиболее значительные изменения произошли с Вашей точки зрения в организации мероприятий?

- В Казани стала очень востребована организация корпоративных мероприятий за рубежом. Если 5 лет назад мы могли сказать, что это скорее прерогативы столичных – Москвы и Петербурга – регионов, то теперь отмечаем, что для нашего города и региона это стало нормой. Групповые выезды сочетаются с посещением выставок, общением с бизнес-партнерами, деловыми встречами. Мы же при составлении программы стремимся внести то, что сотрудники компаний чаще всего не могут получить как самостоятельные туристы

С другой стороны, Казань сама представляет собой прекрасную  площадку и все чаще выбирается российскими и иностранными компаниями в качестве места проведения мероприятий. И поверьте, впечатления у гостей остаются самые восторженные. Здесь можно и нужно это делать. И наш опыт проведения крупнейших международных форумов и корпоративных ивэнтов снова и снова подтверждает это.

НОЯБРЬ - ВРЕМЯ СОСТАВЛЯТЬ БЮДЖЕТ НА БУДУЩИЙ ГОД

- Можете вы как-то принять участие в формировании вашими клиентами бюджетов на следующий год?

- Как правило, ноябрь во многих компаниях посвящен подведению итогов за 9 месяцев, составлением планов и бюджетов на будущий год. В это время общение с агентствами очень полезно - профессионал может помочь точно оценить объем расходов на бизнес-поездки в следующем году. Наши клиенты передают нам свои планы по командировкам, посещению выставок, встречам с партнерами, проведению мероприятий, мы предварительно оцениваем объем расходов, и эта цифра может рассматриваться как некий ориентир при составлении бюджета. И дальше руководитель принимает решение – на эту выставку едем, на эту – нет, а сюда направляем трех сотрудников вместо десяти, а юбилей проводим на самом высоком уровне.

- Недавний кризис приучал всех все оптимизировать. У ваших клиентов не возникает вопроса: услуги travel-агентств стоят дорого, может, обойтись без них?

 - С этим заблуждением мы сталкиваемся довольно часто. Оно первое и основное – «агентство это дорого». Логика тут простая: раз вы агентство, то вы получаете вознаграждения, а, значит, я плачу дополнительно к стоимости услуги. Чисто формально это правильно, агентство живет на процент, который оплачивает в зависимости от обстоятельств или клиент или поставщик. Однако, несмотря на это вознаграждение, в конечном итоге работать с агентством клиенту выгоднее, чем все делать самостоятельно.

- За счет чего?

- Во-первых, масса поставщиков, в том числе гостиницы давно ушли на оплату комиссии от себя, то есть клиент, прибегая к услугам агентства, чаще всего не платит дополнительно никаких денег. Он покупает продукт у нас точно по такой же цене или даже ниже чем, если бы покупал сам.

Во-вторых, консолидируя объемы, мы получаем особые цены от поставщиков, благодаря чему можем предложить очень выгодные условия для клиентов.

И в-третьих, при возникновении любых изменений – аннуляций, переносов сроков, изменений объемов поездки – профессиональный агент совершит все необходимые действия для минимизации штрафных санкций, которые при этом неизбежны. У нас  существует 24-часовая служба поддержки, которая поможет решить вопросы в нерабочее время.

И, наконец, в-четвертых. Бывает, при работе с проектами возникают непредвиденные ситуации, абсолютно объективного характера, совершенно не зависящие от нашей работы. Только опытный, высокопрофессиональный агент сможет правильно отреагировать на ситуацию, вывести из нее клиента, сведя моральные и финансовые последствия к минимуму.

В качестве примера приведу историю, связанную с организацией юбилея одного из крупнейших предприятий республики. Нам необходимо было привезти на событие в Казань делегацию гостей из разных регионов страны и звезд-артистов, которые должны были выступать, для чего был организован чартерный рейс. Все шло по плану, однако буквально за сутки до назначенной даты вылета выяснилось, что московский аэропорт неожиданно остановил обслуживание авиакомпании, выполнявшей рейс, ввиду задолженности, возникшей между ними. Тот, кто бывал в такой ситуации, поймет – огромная машина запущена, все идет полным ходом, 2500 участников, высочайшие гости, часть из которых уже выехала из дома для того, чтобы в назначенное время сесть на наш самолет… В результате нами за один день был найден и оплачен другой борт, клиент ничего не узнал.

В такие моменты вспоминается одна из баек про существующую статистику. Говорят, организаторы мероприятий находятся на втором месте по уровню смертности после космонавтов. Скажете, шутка?

TRAVEL-ПОЛИТИКА = ОПТИМИЗАЦИЯ = TRAVEL-ПОЛИТИКА

- Объясните, пожалуйста…

- Все просто: порядок – половина успеха. Чем более четко все спланировано, тем легче реализовывать, тем легче увидеть, где резервы, тем более понятно, на чем можно сэкономить.

Если применять их к нашей ситуации, то мы предлагаем нашим клиентам технологии оптимизации расходов на деловые поездки, осуществляемые сотрудниками компании. Аналитические отчеты дают возможность руководителям компаний-клиентов держать «руку на пульсе», анализировать полученную информацию и принимать правильные управленческие решения. Мы стараемся предоставлять нашим клиентам отчет по периодам, в разрезе направлений, билетов, видов услуг и т.д.

Любой руководитель хочет сэкономить средства, чтобы не навредить делу и чтобы все было качественно. Однако часто бывает, что на нашей встрече с руководителем крупного предприятия возникает похожий диалог (возражение-заблуждение №2):

- Да нам не надо агентства, мы сами все делаем.

- Как это сами?

- Да сами, все сотрудники все сами себе покупают, у нас вон касса через дорогу есть, потом отчитываются в бухгалтерии, все хорошо у нас.

- То есть Вы не контролируете Ваши финансы?..

-… немая сцена

Что получается? Один сотрудник приобрел билет за 3,5 тыс. рублей, другой – за 9 тыс. рублей по тому же направлению – потому что других, по его словам,  в кассе не было.

Travel-политика – это внутренний документ компании, в котором определяется, какие сотрудники за какие деньги имеют право ездить в поездки: поезд или самолет, эконом-класс  или бизнес, в каких номерах жить:  до 3, 8 или 12 тыс. рублей (или только люксовые апартаменты и 1 класс – бывают и такие требования). Все это прописывается максимально подробно и передается нам в работу. Руководитель получает отчет в удобной электронной форме, который позволяет контролировать ситуацию.

- Сейчас почти все можно заказать в интернете, в том числе и билеты. Зачем обращаться в агентство?

- Этот вариант больше подойдет для частных лиц. Когда вы сами все планируете и за все отвечаете – пожалуйста. Но когда на вас лежит ответственность за расходы корпорации, надо более ответственно подходить к travel-политике. Здесь совсем другой вопрос рисков, качества, цены. Одним словом, это возражение-заблуждение №3.

Профессионал отличается тем, что он отслеживает все изменения в своей сфере с утра до вечера, он сканирует, исследует, тщательно отбирает поставщиков. Идет постоянный процесс - одного поставщика мы вынуждены заменить на другого. Они приблизительно равные, но одни относятся к клиентам радушнее, более гостеприимно, обслуживают в разы лучше. И эту информацию невозможно найти в интернете!

ЕСЛИ ДЕЙСТВУЮЩИЙ ВУЛКАН ОКАЗАЛСЯ РЯДОМ…

- Юлия, можете рассказать о самом запоминающем случае поддержки клиентов в форс-мажорной ситуации?

- В прошлом году извержение вулкана в Исландии привело к отмене авиарейсов во многих странах Европы. И люди, прилетев туда, не могли выбраться обратно. Конечно, мы не могли повлиять на погодные условия, но мы постарались предпринять максимум усилий и облегчить жизнь людей. Мы постоянно держали связь с нашими клиентами, информировали, нужно ли им приезжать в аэропорт. Ведь было все очень беспорядочно и многие информационные потоки прервались. Не у всех была возможность оплачивать  проживание, например. Мы помогали в этом, ведь не все авиакомпании брали на себя эти расходы. А из Европы людей вывозили на автобусах через Беларусь.

NICKO TRAVEL GROUP  - 20 ЛЕТ НА РЫНКЕ

- Юлия, 20 лет на рынке – это серьезно…

- Да, в этом году наша компания отметила свой юбилей. В Казани офис компании работает уже 9 лет. За это время пройден огромный путь. Сложнейшие технологии, которые мы внедрили, сотрудники, которых мы вырастили, благодарности, полученные от клиентов. Каждая из них – целая история, страница в жизни, которыми мы очень дорожим.

В Казани у нас более 200 корпоративных клиентов, многие из которых являются гордостью Татарстана. Вот наше основное достояние, которое и наполняет нас гордостью, и не дает возможности стоять на месте. Только вперед!

Деятельность компании отмечена наградами - номинации по версии Russian Business-Travel & MICE AWARD: «Лучшее агентство по организации деловых поездок» (2008г.), «Лучший организатор инсентив-программ в России» (2010г.), «Лучший организатор инсентив-программ за рубежом» (2011г.)

И напоследок о приятном. В честь 20-летия компании мы приурочили акцию длительностью до конца февраля 2012 года. В этот период мы предлагаем заключить договор на обслуживание на уникальных условиях. Надеемся, они понравятся нашим клиентам!

 Источник: "Бизнес-Онлайн"

Вообще получить визу в Финляндию очень просто. В Санкт-Петербурге существует множество фирм, которые помогут Вам в оформление финской визы, помогут выбрать наиболее подходящий для вас тур и подберут для вас лучшие отели.